Understand and Breakdown the Problem

Written by: Hendra

#1. Why is it important to understand the problem?

Menjadi seorang pemecah masalah (problem solver) merupakan salah satu tugas dari seorang product manager. Dalam pekerjaan product manager sehari-hari, konteks masalah yang dihadapi bisa sangat beragam, seperti masalah bisnis (business problem), masalah produk (product problem), dan masalah user (user problem).

Mungkin kerap kali kita tergoda untuk langsung melompat ke suatu solusi ketika dihadapkan suatu masalah (kita memiliki pengalaman serupa dan berpikir bahwa harusnya solusi untuk masalah ini tidak jauh berbeda dengan masalah serupa). Satu hal yang saya pelajari dalam hidup saya adalah tidak ada satu pun solusi yang bisa menyelesaikan semua permasalahan (no one size fits all solution). Hal ini dikarenakan tidak semua masalah memiliki nilai kompleksitas yang sama dan tergantung pada situasi dan substansi yang dihadapi. 

Saya mengutip dari kutipan Albert Einstein
“Jika saya diberi waktu satu jam untuk menyelesaikan suatu permasalahan, saya akan menggunakan waktu 55 menit untuk memahami permasalahan tersebut dan 5 menit untuk berpikir tentang solusi.”

Hal yang bisa kita simpulkan dari kutipan di atas adalah pemahaman terhadap suatu permasalahan dengan baik merupakan kunci sukses untuk memecahkan permasalahan tersebut. Jadi jangan terburu-buru untuk langsung memberikan solusi. Have a problem-first mindset instead of solution-first mindset.

#2. Understand and Break Down The Problem

Setelah kita memahami suatu permasalahan, langkah selanjutnya adalah kita memecahkan masalah tersebut sampai ke komponen intinya (break down the problem).

Ada berbagai metode yang bisa digunakan untuk break down masalah seperti 5-Whys, issue tree, fishbone diagram, dan sebagainya. Metode seperti apa yang akan digunakan disesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi dari pengguna, karena tujuannya sama yaitu untuk memecah masalah sampai kepada komponen terkecil atau akar dari permasalahan tersebut.

#3. Example of Breaking Down Problem Using Issue Tree

Berikut studi kasus yang saya ambil dari satu referensi dengan menggunakan issue tree sebagai alat untuk break down masalah.

*Sebagai disclaimer, ini adalah contoh studi kasus yang digunakan untuk interview seorang konsultan manajemen. Tapi menurut saya pribadi, it is worth to be studied karena menawarkan cara berpikir yang sistematis dan seorang product manager juga seharusnya dapat berpikir secara sistematis supaya bisa menjelaskan dengan baik kepada stakeholders dan dapat meyakini mereka bahwa action plan yang akan diambil nantinya bisa menjawab permasalahan yang ada.

Misalkan Anda sebagai konsultan manajemen dan pemerintah meminta bantuan Anda untuk menyelesaikan permasalahan literasi pada usia anak-anak. Pertama Anda memahami permasalahan tersebut dan kemudian break down masalah menjadi komponen terkecil. Pada akhirnya Anda menemukan berbagai kemungkinan mengapa permasalahan literasi pada usia anak-anak antara lain:
1. Guru : Tidak bisa mengajar dan tidak ingin mengajar
2. Murid/anak-anak: Tidak memiliki hasrat untuk belajar dan memiliki hambatan dalam kemampuan belajar, mereka tidak bisa ke sekolah, mereka/orang tua mereka tidak ingin mereka pergi sekolah
3. Fasilitas belajar:  kelas kurang memadai, kalaupun memadai juga tidak beroperasi

Sumber: https://www.craftingcases.com/issue-tree-guide/

Dari hasil break down masalah tersebut, Anda dapat melakukan analisis lebih lanjut antara lain:

1. Mengapa guru tidak bisa mengajar? (ajukan pertanyaan 5-Whys)
2. Mengapa guru enggan untuk mengajar? (ajukan pertanyaan 5-Whys)
3. Mengapa murid tidak memiliki hasrat untuk belajar? (ajukan pertanyaan 5-Whys)
4. Mengapa murid tidak bisa ke sekolah? (ajukan pertanyaan 5-Whys)
5. Mengapa orang tua mereka tidak ingin anaknya pergi ke sekolah? (ajukan pertanyaan 5-Whys)
6. Apa saja hambatan murid (secara kompetensi) dalam belajar? (lakukan brainstorming)
7. Mengapa fasilitas kelas kurang memadai? ( ajukan pertanyaan 5-Whys)
8. Mengapa kelas tidak bisa beroperasi? (ajukan pertanyaan 5-Whys)

#4.What is next?

Setelah Anda berhasil mengidentifikasi akar permasalahan dan melakukan analisis lebih lanjut, langkah selanjutnya adalah melakukan ideasi solusi-solusi yang dapat menyelesaikan akar permasalahan tersebut, melakukan prioritas masalah & solusi, dan pada akhirnya melakukan eksekusi dari solusi yang direncanakan. Tentu saja Anda juga harus mengevaluasi apakah solusi yang dijalankan tersebut sudah menyelesaikan permasalahan atau belum. Jika belum, lakukan analisis kembali terhadap solusi yang belum berhasil ini dan coba lagi dengan menggunakan solusi yang lain.

Memahami suatu permasalahan terkadang merupakan aktivitas yang tricky. Hal yang perlu kita lakukan adalah berhenti sejenak (jangan langsung reaktif memberikan solusi), pastikan kita memahami secara mendalam permasalahan tersebut, ajukan pertanyaan untuk klarifikasi masalah tersebut jika diperlukan. Jika sudah mendapat konteks masalah yang tepat, maka langkah selanjutnya adalah pecahkan masalah tersebut untuk mendapat akar masalahnya. Selebihnya adalah melakukan aktivitas-aktivitas yang seperti telah disebutkan diatas.

Sekian dari tulisan saya, semoga bermanfaat.