Problem Prioritization

Apr 14, 2022

Written by: Rizky Febrian

Problem Prioritization menjadi permasalahan rumit bagi manusia modern. Saat ini semua semakin cepat, waktu 24 jam terasa belum cukup untuk melakukan semua yang kita inginkan. Semakin samar mana hal yang harusnya cukup kita masukan ke lingkar perhatian, mana yang seharusnya masuk pada lingkar kepedulian dan mana yang seharusnya kita melibatkan diri dalam lingkar pengaruh kita. Jika ditarik lebih jauh problem prioritization berkaitan dengan positioning kategorisasi aktivitas, pengambilan keputusan dan manajemen waktu.

Ada dua tokoh dunia yang mencoba membantu penyelesaian masalah prioritas melalui konsep pemikiran Eisenhower Matrix. Mereka adalah Dwight Eisenhower selaku presiden ke-34 Amerika Serikat yang pertama mengenalkan konsep ini, lalu disempurnakan oleh Stephen Covey lewat bukunya "The 7 Habits of Highly Effective People".

Eisenhower Matrix ini adalah alat yang berguna karena kerangka kerja sederhana ini dapat diterapkan ke semua jenis pekerjaan, baik itu untuk proses bisnis, berbasis proyek, operasional atau untuk jenis pekerjaan yang berkaitan dengan manajerial seperti product manager. Dengan mengimplementasikan matriks prioritas ini product manager dan timnya akan terbantu untuk menentukan kebutuhan yang paling mendesak untuk diselesaikan terlebih dahulu, dalam hal ini konteks yang dihadapi adalah apa permasalahan yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.

Untuk membuat matriks prioritas, pertama-tama kamu harus membuat daftar masalah yang dihadapi saat ini. Setelah memiliki daftar, selanjutnya mulai memprioritaskan masalah berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensi untuk diselesaikan dan ditempatkan pada matriks. Perbedaan antara masalah penting dan mendesak ialah jika penting akan berperan dalam tujuan jangka panjang, sementara mendesak belum tentu berperan dalam tujuan jangka panjang namun akan berdampak buruk jika tidak dikerjakan. Dalam pemikiran konseptual, berdasarkan tingkat penting dan mendesaknya dibagi ke dalam empat kuadran yaitu sebagai berikut:

1. Penting dan Mendesak, Do: Do it now

Pendekatan ini terarah pada masalah yang harus diselesaikan hari itu juga.

2. Penting dan Tidak Mendesak, Plan: Schedule a time to do it.

Masalah yang terletak pada pendekatan ini tidak perlu diselesaikan hari itu juga, tetapi perlu dibuatkan rencana untuk menyelesaikannya.

3. Tidak penting dan Mendesak, Delegate: Who can do it for you.

Masalah yang terletak pada pendekatan ini bersifat mendesak dan harus diselesaikan saat itu juga, tetapi bersifat tidak terlalu penting. Sehingga masalah ini bisa didelegasikan kepada rekan kerja untuk mengerjakan dan kamu bisa kembali fokus pada masalah yang bersifat penting.

4. Tidak Penting dan Tidak Mendesak, Eliminate: Stop doing this.

Pada pendekatan ini berhasil atau tidaknya masalah yang diselesaikan tidak akan memberikan dampak yang besar bagi pekerjaanmu dan masalah ini bersifat tidak mendesak sehingga bisa ditunda atau bahkan diabaikan.

Sebagai contoh misalkan kamu memiliki satu permasalahan yaitu masalah literasi pada usia anak-anak. Dari hasil break down masalah, kamu mendapati ada 8 isu yang menjadi penyebab masalah literasi pada anak-anak yaitu masalah guru tidak bisa mengajar, guru enggan untuk mengajar, murid tidak memiliki hasrat untuk belajar, murid tidak bisa ke sekolah, orang tua mereka tidak ingin anaknya pergi ke sekolah, adanya hambatan murid (secara kompetensi) dalam belajar, fasilitas kelas kurang memadai, dan kelas tidak bisa beroperasi. Kamu kemudian mengelompokkan masalah-masalah tersebut ke dalam kategori kuadran ini:

  • Penting dan mendesak : masalah guru tidak bisa mengajar, guru enggan untuk mengajar, adanya hambatan murid (secara kompetensi) dalam belajar, dan murid tidak memiliki hasrat untuk belajar
  • Penting dan tidak mendesak: kelas tidak bisa beroperasi, murid tidak bisa ke sekolah, orang tua mereka tidak ingin anaknya pergi ke sekolah, fasilitas kelas kurang memadai

Alasan masalah yang dimasukkan ke dalam kategori penting dan mendesak karena dalam aktivitas belajar mengajar terdapat 2 subjek utama yaitu pengajar dan murid, jika hanya 1 subjek maka proses belajar mengajar tidak akan terjadi. Kemudian motivasi dan kemampuan dasar dari masing-masing pengajar dan murid sangat penting dalam proses belajar mengajar. 

Dari hasil pengelompokkan masalah, masalah yang penting dan mendesak adalah permasalahan yang perlu kamu selesaikan terlebih dahulu. Sisanya ketika masalah pada kelompok ini sudah selesai, barulah berpindah ke dalam kategori masalah penting dan tidak mendesak, begitu seterusnya. Dengan empat kuadran ini akan memudahkan kita dalam positioning kategorisasi aktivitas, pengambilan keputusan dan manajemen waktu kita sehingga kita tidak akan mengalami lagi kebingungan dalam menentukan prioritas. 

Sudahkah kalian menerapkan matrix ini dalam memprioritaskan permasalahan atau bahkan aktivitas dan pembagian tugas di tim kalian?