Peran Product Operations Untuk Team Product

Written by: Hendra Susanto

1. Apa itu Product Operations ? 

Product operations atau disingkat product ops merupakan peran yang dirancang untuk membantu tim product untuk beroperasi seefektif mungkin. Menurut artikel dari pendo, Tim product ops yang efektif mempercepat alur proses feedback, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan adopsi fitur.

Tanggung jawab dari tim product ops akan bervariasi dari perusahaan ke perusahaan, tergantung pada struktur internal organisasi, budaya, industri, dan produk yang dibuatnya. Menurut artikel dari blog.hubspot.com, product ops adalah peran dalam tim product yang mendukung product manager dengan memfasilitasi kolaborasi lintas tim, mengumpulkan dan mengelola data, memilih alat perangkat lunak, dan membuat standar dan praktik terbaik untuk tim internal.

2. Mengapa Product Operations Penting ? 

Ketika kamu memiliki beberapa product manager dan memiliki banyak sekali product yang harus dikelola, kamu akan membutuhkan product ops. Artikel dari blog.hubspot.com juga menyebutkan manfaat terbesar dari product ops adalah menghemat waktu product manager. Sebelum adanya product ops, seorang product manager bertanggung jawab atas segala sesuatu yang terkait dengan sisi produk mereka, mulai dari tugas tingkat rendah (misalnya, melakukan penelitian, mengelola data, dan menetapkan proses untuk tim) hingga tugas tingkat tinggi (misalnya, membuat keputusan tentang bagaimana produk harus bekerja dan apa yang harus disertakan). Ini adalah banyak pekerjaan yang memakan waktu. 

Dengan adanya tim product ops, product manager tidak perlu lagi khawatir tentang tugas tingkat rendah. Product ops menyediakan data dan wawasan, yang memungkinkan product manager untuk fokus secara eksklusif pada pekerjaan inti mereka: mengembangkan, meningkatkan, dan meluncurkan produk dan pembaruannya.

3. Apa Saja Tugas Product Operations ?

Menurut penjelasan artikel dari productboard, beberapa tugas utama yang dilaksanakan oleh product ops antara lain :

  1. Pengoptimalan Alat dan Proses: Product ops mengelola tumpukan teknologi manajemen produk dan mendokumentasikan praktik terbaik sehingga semua anggota tim menggunakan alat dan mengikuti proses secara konsisten dan efektif. Product Ops juga mengawasi praktik eksperimen.
  2. Data/Pelaporan: Product ops mengumpulkan dan mengkomunikasikan data kualitatif dan kuantitatif dari dalam dan luar tim product. Ini dapat mencakup data dari eksperimen, penggunaan produk, umpan balik pelanggan, permintaan fitur, dan tiket dukungan serta data dari penjualan, pemasaran, dan keuangan.
  3. Infrastruktur: Product ops memelihara template, pedoman, referensi cara, dan sumber daya sehingga tim product dapat beroperasi secara efisien. Product ops juga dapat mengawasi orientasi untuk anggota tim baru dan melanjutkan pengembangan profesional untuk anggota tim yang sudah ada.
  4. Strategi/Penyelarasan: Product ops memastikan komunikasi yang jelas dan konsisten antara produk dan tim lain, membantu mengidentifikasi area untuk peningkatan dan menentukan tujuan bisnis. Product ops juga dapat bertindak sebagai penasihat terpercaya bagi para eksekutif, berbagi data yang relevan untuk membantu para pemimpin membuat keputusan yang tepat.

4. Kapan Kita Membutuhkan Product Operations ?

Dari artikel pendo, alasan utama adanya product ops adalah untuk mengambil tugas operasional (dan memakan waktu) dari product manager, sehingga mereka dapat fokus untuk membangun produk yang menyenangkan para pelanggan. Selain itu juga disertai dengan peningkatan komunikasi dan efisiensi, karena product ops bertindak sebagai sumber daya yang menyediakan keahlian produk untuk tim di seluruh perusahaan.

Selain itu yang perlu dipahami bahwa perusahaan tidak selalu membutuhkan product ops. Misalnya, perusahaan kecil yang tidak memiliki jumlah karyawan dan sumber daya untuk tim product ops. Dalam kasus ini, tugas product ops dapat dipikul oleh product manager atau project manager.

Dari artikel chameleon menyebutkan, situasi yang tepat untuk mendatangkan product ops yaitu ketika: 

  1. Banyak tim product. Perusahaan yang memiliki lebih dari satu produk akan memiliki visi yang kompleks. Kamu akan memerlukan product ops untuk menangani persyaratan proses yang berbeda, dinamika tim, dan basis pengguna
  2. PM Kewalahan. Jika product manager kamu membuang-buang waktu dengan tugas administratif alih-alih menginvestasikannya dalam tanggung jawab inti mereka, itulah pertanda kamu untuk menemukan product ops. Mereka akan menangani prosedur harian dan menyiapkan praktik terbaik untuk mencapai kesuksesan tim.
  3. Eskalasi yang cepat. Dalam menghadapi potensi kesulitan yang berkembang, perusahaan kamu dapat mengandalkan product ops untuk menskalakan dengan berbagai kendala seperti volume data yang lebih besar, prosedur yang lebih rumit, tim yang lebih besar yang bekerja dengan tingkat kolaborasi yang lebih tinggi.
  4. Budaya eksperimen produk yang kacau. Kreativitas dan pengujian berkelanjutan adalah dasar dari inovasi. Product ops akan membantu tim kamu mencoba semua ide baru mereka dengan jalur yang jelas, pendekatan pengukuran yang konsisten, dan kesamaan arah yang stabil.
  5. Manajemen data yang tidak dapat dipercaya. Manajemen berbasis data tampaknya menjadi keharusan saat ini. Ketika banyak data diambil oleh sejumlah besar alat pengukuran, kamu akan menghadapi masalah jika kamu tidak memiliki pola pikir dan keterampilan yang tepat untuk menangani informasi yang kamu butuhkan secara strategis. Inilah salah satu peran yang bisa ditangani oleh product ops.

5. Kesimpulan

Posisi product ops ini menjadi fungsi penting bagi tim yang berkinerja tinggi dan scalable serta memberikan nilai tambah bagi tim. Mereka menangani banyak logistik, proses, dokumentasi, dan aspek lain dari proses pengembangan produk. Posisi ini membebaskan waktu bagi product manager, product owner, master scrum, dan project manager sehingga mereka dapat fokus pada tanggung jawab inti mereka.

Sejatinya semua orang mendambakan proses yang efisien dan menghabiskan waktu untuk tugas-tugas inti. Ini mengarah pada peningkatan produktivitas dan peningkatan kepuasan kerja. Dengan menstandarisasi, membuat template, dan mengotomatiskan sebanyak mungkin fungsi terkait produk, product ops menyederhanakan cara kerja berbagai hal sehingga tim dapat menskalakan dan memenuhi tantangan baru yang dihadapi perusahaan yang lebih besar dan produk yang lebih banyak digunakan.

Dari semua alasan yang sudah dijelaskan diatas, permintaan akan product ops dirasakan akan meningkat. Ketika adanya banyak kompetisi untuk berinovasi dengan cepat, yang berarti bahwa tim product harus lebih gesit dan efisien dan product ops akan menjadi bagian penting untuk mewujudkannya.

Referensi
https://www.pendo.io/glossary/product-operations/#:~:text=Product%20ops%20

https://www.productplan.com/glossary/product-ops/

https://www.parlor.io/blog/product-operations/

https://www.chameleon.io/blog/product-operations

https://productled.com/blog/what-is-product-ops-and-is-it-right-for-you

https://blog.hubspot.com/website/product-operations

https://www.productboard.com/glossary/product-operations/