Leverage your Delegation Skill as Product Manager

Written by: Hendra Susanto

Sebagai seorang product manager, kita harus belajar untuk mendelegasi atau dengan kata lain tidak semua task harus dikerjakan oleh kita. Dalam mengelola produk agar sukses di pasar, fokus dan prioritas merupakan hal yang penting. Ketika produk tumbuh dan diikuti dengan penambahan daftar prioritas, seorang PM akan semakin sulit untuk mengatur waktu dan prioritas.

Sebelum saya membahas cara mendelegasikan secara efektif, penting untuk dipahami mengapa fokus itu penting, karena:

1. Kamu hanya satu orang dan hanya dapat fokus pada sejumlah projek dan tugas pada satu waktu. Pada titik tertentu, ada kualitas produk yang tidak maksimal karena fokus kamu menyebar pada banyak task
   
2. Hanya ada 24 jam dalam satu hari. Kamu tidak dapat melakukan semuanya sendiri

Mendelegasikan kegiatan taktis memungkinkan kita untuk dapat menghabiskan lebih banyak waktu pada aspek strategis. Product manager yang efektif memberikan tanggung jawab kepada orang lain di tim pengembangan produk untuk pengambilan keputusan taktis sesuai dengan pengetahuan produk yang telah diberikannya. Dengan demikian product manager dapat fokus pada peran strategis manajemen produk.

Kapan waktu yang tepat untuk delegasi kepada orang lain?

1. Ketika kamu sedang mengerjakan 5 atau lebih projek secara bersamaan. Mendelegasikan task dapat membantu memastikan produk kamu mendapatkan perhatian terhadap detail yang baik. Lebih baik mengirimkan 3 projek berkualitas tinggi daripada 5 projek berkualitas rendah (quality > quantity)
   
2. Waktu untuk memasarkan (time to market) sangat berharga: Kualitas dan detail penting tetapi kita semua memiliki tenggat waktu untuk dipenuhi baik secara internal maupun untuk pasar. Hal yang hebat akan kehilangan dampak dan nilainya akan terus berkurang selama itu belum ada di tangan pelanggan kamu sesegera mungkin. Kamu ingin sebaik mungkin menghindari persaingan yang mengalahkan kamu di pasar.

Bagaimana cara untuk delegasi kepada orang lain?

1. Analisis task. Kamu dapat mengkategorikannya berdasarkan dampak output, waktu yang tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan, dan tingkat keterampilan yang dibutuhkan.

2. Buat perencanaan. Delegasi tugas berdasarkan kategori yang kamu buat sebelumnya

• Dampak kecil & tingkat keterampilan rendah: Percaya pada tim kamu untuk mengerjakannya
• Dampak kecil & hanya kamu yang bisa: Kamu mengerjakannya sendiri sambil mengajari anggota tim kamu agar mereka juga tahu cara mengerjakannya
• Dampak besar & tingkat keterampilan rendah: Percaya pada tim kamu untuk mengerjakannya dan lakukan pengecekan bersama tim
• Dampak besar & hanya kamu yang bisa: Kerjakan sendiri dan temukan cara untuk memastikan bahwa orang lain juga memahami cara mengerjakannya: dokumentasikan, dikomunikasikan, ajarkan kepada orang lain. Bukan hanya memberikan efisiensi waktu kamu di kemudian hari, ini bisa menjadi vital untuk kelangsungan bisnis dan kesuksesan dalam perencanaan. 

3. Eksekusi. Ketika akan mengeksekusi, pastikan kamu sudah tahu bandwidth dari tim kamu (mereka tidak punya task lain yang banyak dan mendesak). Selain itu cobalah untuk terbuka pada saran tim kamu jika mereka punya masukan terkait pengerjaan task yang serupa di kemudian hari. Siapa tahu kamu bisa belajar hal baru.

 4. Retrospektif. Lakukan retrospektif dan lihat bagaimana tim kamu mengerjakan tugas yang didelegasikan serta waktu yang digunakan.

Apa saja hal yang bisa kamu delegasikan?

• Strategi : Kamu bisa mendelegasikan kepada atasan kamu yang lebih berwenang (CEO atau VP product) atau bisa juga kolaborasi bersama.
• Sistem: Biarkan tim engineering mengatur cara tim mereka bekerja dan prosesnya. Kita bisa atur dan kolaborasi sesuai dengan mereka.
• Task: Beberapa task yang bisa didelegasi misal seperti prioritisasi kepada Junior PM, eksperimen design kepada tim developer, dan sebagainya.
• Hasil: Minta bantuan tim data / analis untuk mengukur dan melacak hasil.

Apa tips lainnya untuk melakukan delegasi?

• Latih mereka tapi jangan micromanage karena selain dapat menciptakan rasa ketergantungan, juga dapat merusak rasa kepercayaan mereka terhadap kita. Bangun hubungan kerja yang baik dan saling percaya untuk melakukan pekerjaan sebaik mungkin.
• Delegasi dengan menghormati. Minta bantuan kepada orang lain juga harus sopan dan berikan mereka alasan supaya mereka dapat membantu kita.
• Gunakan tool untuk melacak progress mereka dan lakukan follow up dengan mereka secara berkala. 
• Lakukan evaluasi atas task yang didelegasikan. Tuliskan apa yang belum kamu selesaikan dan lacak kemajuan kamu lagi keesokan harinya. Jika task belum selesai, pertimbangkan untuk mendelegasikan ke orang lain yang sesuai dengan kriteria tim kamu untuk mengambil task tersebut.

Akhir kata semakin fokus product manager pada aspek strategis dan pasar, semakin mereka dapat menambah nilai bagi organisasi dan pelanggan. Ini memberi waktu sebanyak mungkin kepada product manager untuk fokus pada alasan perusahaan untuk menambah nilai dengan menciptakan dan meningkatkan produk yang berfokus pada pasar.

Referensi

https://medium.com/@alexjp/delegating-the-five-impossible-jobs-of-the-product-manager-8afc0ef967ab

https://hired.com/blog/candidates/delegation-for-product-managers/

https://bootcamp.uxdesign.cc/delegation-a-subtle-art-in-product-management-fe7d40eb36f6

https://www.goodproductmanager.com/2008/04/14/delegate-tactical-responsibilities/#:~:text=If%20you%20want%20to%20be%20a%20good%20product%20manager%2C%20delegate,on%20the%20product%20development%20team.